Onlangs heb ik een aantal tips voor een landelijk dagblad opgesteld voor mensen die hun werk mee op vakantie willen of moeten nemen. Zeker als je ondernemer bent, of tot het hogere management en bestuur behoort, ontkom je daar tegenwoordig niet meer aan. En klanten verwachten dat je altijd bereikbaar bent.
Maar het blijft natuurlijk de kunst de hoeveelheid tijd die je aan werk besteed op vakantie binnen de perken te houden, zodat je ook nog volop van je vakantie kunt genieten. En van je vakantiegezelschap, zoals je partner, je kinderen of je vrienden en vriendinnen. Hoe pak je dat aan? Tien tips. Klik, print en gebruik ze!
1. Als je twee of drie weken zonder email kunt, doe dat dan ook. Laat dan je laptop thuis. Bovendien zijn er echt overal in de wereld internetcafé’s waar je je mail kunt checken, als dat echt moet.
2. Over laptops gesproken, kijk uit als je naar de U.S. gaat. De Amerikaanse douane heeft het recht alles te bekijken wat daar op staat, en mag hem zelfs in beslag nemen, als ze ook maar het geringste vermoeden hebben dat er in hun ogen wel eens iets niet pluis zou kunnen zijn. En dan ben je hem definitief kwijt, vrees ik. Hetzelfde geldt voor je mobiele telefoons, je Blackberry, je iPod e.d.
3. Noem als collega’s of klanten naar je vertrekdatum vragen, de datum van een of twee dagen eerder. Werk die een of twee dagen thuis, om ongestoord de laatste zaken af te kunnen werken.
4. Doe dat ook bij terugkomst. Neem eerst een of twee dagen de tijd om thuis weer bij te werken, en ga pas dan weer naar kantoor.
5. Het beste is natuurlijk als iedereen op het werk een back up heeft, iemand die zijn of haar werk overneemt bij afwezigheid in het algemeen, en bij vakanties in het bijzonder. Probeer dat te organiseren, als dat niet standaard gebeurt. Het handigst is wederkerigheid, ik doe het voor jou, en jij voor mij. Zorg verder voor een adequate overdracht, en schrijf een beknopt overdrachtsdocument met planning, verwachte resultaten en handige tips. En maak van te voren mogelijk dat die persoon bij dringende zaken niet alleen weet wat hij of zij moet doen, maar ook dat de benodigde informatie e.d. voor die persoon vindbaar en toegankelijk zijn. Kortom, spreek alles vantevoren door. En plan na je vakantie een debriefing met je back up.
6. Toch blijven er soms zaken over die jij alleen kunt behandelen, zoals het nemen van belangrijke beslissingen. Zorg ervoor dat je alleen voor dat soort écht belangrijke zaken bereikbaar bent; en dan nog het liefst via een vaste secretaresse (m/v) of PA (m/v), of via je vaste back up. Spreek bijvoorbeeld met die persoon hooguit één vast tijdstip per werkdag af waarop je wel bereikbaar bent, en alleen voor die persoon.
7. Spreek een duidelijke voicemail boodschap in die aangeeft wanneer je weer persoonlijk bereikbaar bent en wie de beller in jouw plaats kan benaderen.
8. Doe dat ook met je email door middel van het automatische antwoord bij afwezigheid. Nog beter is alle betrokkenen – collega’s, klanten, opdrachtgevers, leveranciers, dienstverleners – tijdig vooraf individueel te informeren.
9. Realiseer je dat je als leidinggevende een voorbeeld en rolmodel bent voor veel van je medewerkers en professionals. Geef dan ook het goede voorbeeld, als je hen een welverdiende vakantie toewenst! En val ze zeker niet vanaf je vakantieadres op elk tijdstip dat jou goeddunkt lastig met zaken die ook wel even kunnen wachten. Een goede manager stelt prioriteiten, ook in de vakantie.
10. Tot slot: besef dat een periode van niet werken de kwaliteit van je werk alleen maar ten goede komt. Niet alleen vanwege de rust; juist tijdens een vakantie zet je onbewust de dingen op een rijtje, waar je anders dagenlang over zou piekeren, of helemaal niet aan toe komt.
En vooral: geniet met volle teugen van een mooie zomer en een plezierige vakantie!
Reacties